Los informes de gestión generados por el equipo de TI buscan contextualizar a la compañía sobre la gestión del equipo y el uso de los productos tecnológicos por nuestros clientes, dando así herramientas para entender el estado de las aplicaciones dentro y fuera de Alto.

Con el fin de que la compañía conozca el estado de la gestión del equipo de TI y el uso de los productos, se diseñaron diferentes informes que se comparten de manera periódica.

Dashboard TI

Este informe es enviado de manera semanal, via correo electronico, en él se incluye el resumen de la gestión del equipo de determinado producto (actualmente solo aplica para Alliance, en definición los demás productos), se divide de la siguiente forma:

1. Infraestructura Tecnológica
   • 1.1 Tiempo servicios caídos: Tiempo que los servidores o productos han estado fuera de operación en los últimos 7 días
   • 1.2 Detalle caída de servicios: Detalle de las caídas que han tenido los servidores o productos
   • 1.3 Gastos del servidor: Tendencia de la diferencia del presupuesto vs la ejecución del dinero destinado a la manutención y operación del servidor
2. Usabilidad
   • 2.1 Eventos: Cantidad de eventos reportados
   • 2.2 % No Tradicionales: Porcentaje de eventos no tradicionales reportados
   • 2.3 % APP: Porcentaje de eventos reportados por medio de la App (Mobile)
   • 2.4 % Usabilidad tiendas: % de tiendas que realizan al menos un reporte, respecto al total de tiendas activas
   • 2.5 Cuentas Activas: Cantidad de cuentas activas en el sistema
   • 2.6 Tiendas Activas: Número de tiendas activas en el sistema
3. Calidad de la Información
   • 3.1 Índice de Calidad (IC): Índice que muestra la calidad de los datos reportados. Se compone del reporte de campos abiertos (opción múltiple) y campos cerrados (descripciones escritas) que llenan los clientes en el formulario. Para cada campo se evalúan alertas generales y por variable específica. Entre las alertas existen: %missing muy alto, todos los valores de la variable iguales, valores atípicos mismo valor muy repetido, entre otras). Posteriormente, se realiza una categorización de la cantidad de alertas por eventos, cuentas y tiendas. (esas categorías son: Well, Medium Well, Medium, Almost Poorly, Poorly y Missing). Luego se asignan ponderadores definidos de forma experta para cada categoría. Así, el % de calidad de información se calcula como la multiplicación de los ponderadores contra el % de eventos, cuentas o tiendas que caen en cada categoría mencionadas. Finalmente se transforma esa multiplicación para que quede entre 0 y 100%.
   • 3.2 Desarrollo: Representa que tan bien responden los reportes las preguntas asociadas a un evento (“qué” pasó en el evento, “quien” lo robo o fue testigo, “por qué” sucedió el incidente, “como” se hizo el robo, “cuando” fue realizado el evento, “donde” se llevó a cabo, “cuánto” fue la pérdida asociada al evento). Se calcula basado en el número de eventos alertados (con missing o valores no válidos) / número de campos eventos analizados tipo de pregunta.
4. Operación TI
   • 4.1 Desarrollo
     • 4.1.1 Cumplimiento (Plan.): Mide el porcentaje de tickets originales que fueron solucionados. Se calcula como número de tickets solicitados originalmente / número de tickets comprometidos.
     • 4.1.2 Cumplimiento (Total): Mide la cantidad de tickets resueltos. Se calcula como el número tickets entregados / número tickets solicitados
     • 4.1.3 Capacity: Medición de la ocupación que tiene el equipo. Se calcula a partir del esfuerzo capturado sobre esfuerzo esperado multiplicando los días hábiles por 8 horas.
   • 4.2 Desarrollos actuales: Tareas o desarrollos que se están llevando a cabo %Cumplimiento (Plan.): Mide el porcentaje de tickets originales que fueron solucionados. Se calcula como número de tickets solicitados originalmente / número de tickets comprometidos
   • 4.3 SLA Help desk:
     • 4.3.1 Respuesta: Mide el tiempo de primera respuesta de los requerimientos en help desk. Se calcula como número de tickets respondidos en las primeras 4 horas / número de tickets recibidos
     • 4.3.2 Solución: Mide el tiempo en que se solucionan los requerimientos en help desk. Se calcula como número de tickets solucionados en las primeras 8 horas / número de tickets recibidos
     • 4.3.3 Satisfacción: Mide la satisfacción de los clientes internos con el desempeño del área de help desk. Se calcula a partir de una calificación de 1 a 5 provista por el cliente interno 100%.
   • 4.4 SLA Implementaciones:
     • 4.4.1 Respuesta: Mide el tiempo de primera respuesta de los requerimientos en implementaciones. Se calcula como número de tickets respondidos en las primeras 4 horas / número de tickets recibidos.
     • 4.4.2 Solución: Mide el tiempo en que se solucionan los requerimientos en implementaciones. Se calcula como número de tickets solucionados en las primeras 8 horas / número de tickets recibidos .
     • 4.3 Satisfacción: Mide la satisfacción de los clientes internos con el desempeño del área de implementaciones. Se calcula a partir de una calificación de 1 a 5 provista por el cliente interno
   • 4.5 Distribución del tiempo: Distribución del tiempo a lo largo de las tareas ejecutadas en el área.

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Overview Producto

Este informe esta disponible en Monday, muestra el estado de los requerimientos, semana a semana, en los diferentes productos, países y/o clientes. Centrándose en el total de requerimientos y el estado de los mismos. Se puede consultar en los siguientes vinculos:

• Alliance
• MovUp
• Checks

Manual

Usabilidad

Diariamente se envía por correo un informe del uso de la aplicación (actualmente solo aplica para Alliance, en definición los demás productos), a continuación un ejemplo del resumen, tambien se envia un excel detallado:

Manual

Gastos y presupuesto

Este reporte muestra de manera detallada el gasto de TI, a nivel de infraestructura, herramientas tecnológicas y colaboradores. Este reporte se ve en el comité de finanzas de TI y es información confidencial.

Sabanas de datos

Diariamente el equipo de TI, envía un correo con un archivo Excel llamado “Sabana de datos” el cual esta disponible en el drive sobre lo siguiente:

• Legal
• Audiencias
• Eventos
• Imputados
• Productos
• Task Manager
• Usuarios
• Discovery
• Cuentas
• Tiendas

Inventario

Se guarda un inventario de los reportes entregados, tanto de gestión como de producto.

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